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Eléments juridiques sur les stages
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1. Stage obligatoire et stage facultatif : 2 fonctionnements distincts

  
Un stage est obligatoire lorsqu'il est :
  - intégré au programme d'enseignement
  - effectué hors de l'établissement
  - non rémunéré (cela n'exclut pas une gratification)

 Un stage est facultatif lorsqu'il est effectué à l'initiative de l'étudiant

 

Stage obligatoire

Convention

En l'absence de contrat de travail, le stage obligatoire doit impérativement donner lieu à la signature d'une convention tripartite entre l'établissement, l'étudiant et l'entreprise.
Cette convention est importante : elle permet de fixer le cadre dans lequel se déroulera le stage : mission, moyens mis à disposition, durée, horaires, reporting, gratification...


Statut & Couverture Sociale

Le stagiaire conserve son statut étudiant durant toute la durée du stage. A ce titre il bénéficie de la couverture sociale correspondante, et ce jusqu'au 30 septembre

Accident du travail

Les stagiaires bénéficient d'une protection qui les garantit contre les accidents se produisant sur le lieu de travail, ou sur le trajet qui s'y rattache, à la condition que la gratification versée au stagiaire n'excède pas 30% du SMIC.

Les prestations auxquelles les étudiants peuvent prétendre en cas d'accident survenu par le fait ou à l'occasion du stage sont :
- les prestations en nature prévues par l'article L.431-1 du code de la sécurité sociale
- les rentes en cas d'accident entraînant une incapacité permanente partielle égale ou supérieure à10% ils n'ont pas droit aux indemnités journalières.

En cas d'accident, comme pour un salarié de l'entreprise d'accueil, une prise en charge directe et immédiate des frais médicaux et annexes par la CPAM du siège de l'établissement de formation est assurée.

La déclaration d'accident doit être faite par le chef d'entreprise puis immédiatement adressée au chef de l'établissement de formation qui la contresignera et l'enverra ensuite sous 48 heures à la caisse d'assurance maladie

Le stagiaire recevra immédiatement du chef d'entreprise les feuilles d'accident nécessaires lui octroyant la gratuité des soins médicaux..

Gratification - Charges - Imposition

Aucune charge ne pèse sur l'entreprise tant que la gratification n'excède pas 30% du SMIC.
Au-delà du seuil de 30% du SMIC l'employeur est soumis aux charges patronales habituelles.

Si le stage dépasse la durée de trois mois, les sommes perçues par l'étudiant devront être déclarées (par lui ou par ses parents).

 

Stage Facultatif
Le stage facultatif résulte de la seule initiative de l'étudiant.

Convention

Les établissements ne sont pas tenus de délivrer une convention à un étudiant lorsque sa formation n'inclut pas de stage obligatoire. Dans la réalité les demandes des étudiants sont en général accueillies favorablement lorsque le stage s'inscrit dans la continuité de la formation suivie et que l'intéressé bénéficie du régime étudiant pendant la durée de son stage.
Dans tous les cas, seuls les établissements d'enseignement et de formation agréés sont habilités à délivrer une convention de stage.
En l'absence de convention, l'étudiant peut conclure un accord amiable avec l'employeur. Un document écrit et signé des deux parties pourra alors mentionner tous les éléments utiles : mission, durée du stage, horaires, assurances contractées, etc.
Pour les stages courant au-delà du 30 septembre de la dernière année d'inscription, un CDD viendra remplacer la convention afin d'encadrer sur le plan légal l'activité de l'étudiant dans l'entreprise.

Statut & Couverture Sociale -Accidents du travail

La responsabilité de l'Etablissement n'est pas engagée en cas de stage facultatif. Le risque " accident du travail et de trajet " survenant soit en France soit à l'étranger doit être couvert, (conformément à l'arrêté du 11 janvier 1978 modifié par arrêté du 9 décembre 1986), par l'entreprise par le versement de cotisations établies sur la base du quart de la valeur du SMIC applicable au 1er janvier de chaque année.
L'étudiant cotisant à une mutuelle fera auprès de celle-ci les démarches pour obtenir un complément de garantie éventuel.

Déclaration URSSAF par l'employeur : cf. Annexe 1


Gratification - Charges - Imposition

Lorsque la gratification n'excède pas 25% du SMIC, l'employeur ne doit s'acquitter que des charges patronales sur ce montant forfaitaire.
Au délà, les cotisations habituelles sont dues, sur la totalité des sommes versées.
Pour un stage facultatif la gratification est imposable en totalité quels que soient le montant des sommes perçues et la durée du stage


2. Dispositions communes à tous les types de stages


Prolongation du stage

· Une prolongation de quelques semaines est possible à titre exceptionnel pour permettre au stagiaire de finaliser une action entreprise dans le cadre de son cursus.
· Cette prolongation est soumise à autorisation du Doyen ou du responsable d'Etablissement dans la mesure où elle vise une personne qui bénéficie du statut étudiant et où elle transforme le stage en stage facultatif
· Il est nécessaire d'ajouter un avenant à la convention.
· Le stagiaire reste couvert pour les accidents du travail jusqu'au 31 décembre suivant la fin de ses études.

Stages à l'étranger

La convention de stage n'a pas de valeur juridique à l'étranger. En revanche elle garantit le maintien d'une couverture sociale en France qui remboursera, le cas échéant, les frais de santé engagés à l'étranger par le stagiaire.
L'étudiant adressera un courrier à sa Caisse Primaire (CPAM) pour l'informer du séjour programmé et y joindra un exemplaire de la convention de stage.
La couverture Accident du Travail et maladie Professionnelle sera assurée aussi bien pour un déplacement occasionnel à l'étranger que pour un stage effectué dans une entreprise étrangère dans la mesure ou les conditions suivantes sont remplies :
- le stage obligatoire fait l'objet d'une convention entre l'entreprise et l'établissement d'enseignement
- la durée du stage est inférieure ou égale à 6 mois
- le stage n'est pas rémunéré ou rémunéré à hauteur d'un montant inférieur ou égal à 30% du SMIC.
Lorsque ces conditions sont remplies, au vu de la convention de stage, les services de la CPCAM délivrent un formulaire (L 1378) assurant la couverture des risques Accident du Travail et Maladie Professionnelle.
Si ces conditions ne sont pas remplies, le stagiaire est considéré comme salarié détaché à l'étranger. Dans ce cas, la procédure de détachement (délivrance des imprimés E 101 et E 111 permettant le maintien au régime de sécurité sociale français) trouve à s'appliquer.

En tout état de cause dans le cas d'un stage réalisé à l'étranger et au sein d'une entreprise étrangère, l'étudiant se reportera à la législation en vigueur dans le pays d'accueil, et prendra ses dispositions pour s'assurer de la prise en charge par son assurance individuelle des risques liés à ce type de stage.

Responsabilité civile

L'étudiant devra veiller à ce qu'au moins une de ses assurances (habitation-véhicule…) couvre sa responsabilité civile pour les dommages causés envers les tiers sur le lieu du stage et durant ses trajets aller-retour et déplacements (en France ou à l'étranger).
Le chef d'entreprise prend les dispositions nécessaires pour garantir sa responsabilité :
- soit en souscrivant une assurance particulière garantissant sa responsabilité civile en cas de faute imputable à l'entreprise à l'égard de l'étudiant,
- soit en ajoutant à son contrat déjà souscrit pour l'ensemble du personnel un avenant relatif au stagiaire.

(N.B. Les autres risques non couverts par la Sécurité Sociale relèvent du régime de l'assurance individuelle.)

Indemnisation
L'entreprise peut indemniser le stagiaire des divers frais entraînés par la réalisation de sa mission ( transports, repas, frais de double résidence ).

Fin prématurée du stage

Le stagiaire comme l'entreprise peuvent décider de mettre fin au stage avant le terme prévu. Le stagiaire ne faisant pas partie de l'effectif de l'entreprise, il ne s'agit pas d'un licenciement.

3. Incidences fiscales pour l'entreprise

Effectif :
Le stagiaire n'est pas compté dans l'effectif de l'entreprise, sauf s'il perçoit une indemnisation supérieure à 30% du SMIC.

Déduction de la taxe d'apprentissage :
Un forfait déductible de la taxe d'apprentissage est fixé chaque année par l'Administration, lequel varie en fonction du niveau d'étude du stagiaire.

Déclaration d'accueil du stagiaire dans l'entreprise :

1. Les personnes accueillies comme stagiaires dans les entreprises ne font pas l'objet d'une Déclaration Préalable à l'Embauche (effectuée via la DUE) car elles ne sont pas titulaires d'un contrat de travail

2. Concernant les modalités de déclaration :

- cas des stagiaires percevant une rémunération devant être soumise à l'intégralité des cotisations (par exemple une personne percevant une gratification supérieure à 30% du SMIC, dans le cadre d'un stage obligatoire) . La rémunération est alors intégrée au niveau du Bordereau Récapitulatif de Cotisations (BRC) à la rubrique Cas Général (Code 100) Cette rémunération figurera de la même manière sur le Tableau Récapitulatif (TR). L'identité du stagiaire ainsi que le montant de sa rémunération figureront sur la Déclaration Annuelle (DADS)

- cas des stagiaires déclarés sur la base de la valeur de la formation professionnelle -25% du SMIC) et pour lesquels ne sont acquittées que les cotisations patronales (par exemple personne non rémunérée ou percevant une rémunération inférieure à 25% du SMIC). La base forfaitaire de 25% du SMIC est déclarée sur une ligne spécifique du BRC (RG avec dispense PO code 104) au regard de laquelle ne seront indiqués que les taux des cotisations patronales (19.8% + taux AT en Totalité et 8.3% en Plafond)
De même que dans la situation précédente, les renseignements nominatifs relatifs à l'identité du stagiaire et bases de la rémunération sont portés sur la DADS.

 

 430 boulevard du Parc - BP 94 - 62903 COQUELLES Cedex
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